Juntas Directivas Eficientes en Entornos Virtuales
Raúl Serebrenik G. y Perla Sultan de Serebrenik
Familias Empresarias, continuidad y legado.
Poco o nada se conoce hasta ahora de la efectividad de las reuniones en modalidad virtual. Las reuniones presenciales de las Juntas a veces resultan decepcionantes e incluso desmoralizadoras, esto tiende a acentuarse cuando la reunión se desarrolla en un entorno virtual.
Según datos de ABA (Advisory Board Architects), empresa especializada en diseñar, estructurar y gestionar Juntas Directivas o Directorios de alto impacto, refiere que las reuniones virtuales suelen ser menos efectivas y registran una caída promedio entre del 38% en la generación de impacto estratégico. Dada a la situación de distanciamiento social en la que nos encontramos actualmente, y que pueda mantenerse hasta que se descubra o se desarrolle una cura permanente, los consejos o juntas directivas de muchas organizaciones tendrán que celebrar sus reuniones de forma virtual; por lo que a continuación, hemos generado algunas ideas y planes que ayudan a mantener tanto el compromiso de los consejeros o directivos, como el rendimiento del Consejo o la Junta Directiva en este momento tan crucial para muchas organizaciones.
Al principio en entornos tecnológicos nuevos es habitual experimentar algunos retrasos en el inicio de una reunión a causa de la dificultad de acceso o la falta de práctica en una plataforma tecnológica compleja o por una conectividad deficiente. Este problema se acentúa a veces cuando alguno de los participantes está en un país o en una ciudad o región donde la plataforma es de difícil acceso. No hace mucho participamos en una reunión en la que se dio esta situación, con el consecuente retraso y nerviosismo en el inicio de esta. Estas dificultades de conexión pueden hacer que acabemos teniendo una llamada en lugar de una videoconferencia, lo que deberíamos evitar dado que las llamadas tienden a ser mucho menos eficientes para reuniones y aumentan la sensación de decepción y pérdida de tiempo.
- Recomendamos hacer una prueba de la plataforma con antelación para identificar los problemas de conexión que cada participante pueda tener.
- Es necesario centrarse en pensar qué información necesita el Consejo o la Junta Directiva para ayudar al Equipo Directivo y no al revés.
- Al generar la convocatoria debemos incluir un enlace con la información de la videoconferencia, así como, un segundo enlace de “prueba” para unos días antes de la reunión definitiva. Esta prueba no requerirá más de 5-10 minutos del tiempo de los consejeros y puede utilizarse para plantear dudas o sugerencias previas a la reunión. Algunas de las plataformas que nos han dado mejores resultados han sido Zoom, JoinMe o GoToMeeting.
- La preparación de la agenda es siempre fundamental para involucrar a los consejeros o directores en mantener una discusión ágil y fluida, más aún en una reunión virtual. En estos momentos, la gobernanza estricta no será quien ayude al CEO y equipo directivo a salir de una situación nueva y cambiante.
Por Consejo nos referimos, a cualquier Órgano de Gobierno: Consejo Asesor, Consejo de Administración, Junta Directiva o Directorio.
A continuación, algunas recomendaciones para mantener una reunión virtual de Alto Impacto:
Limitar la duración de la reunión a máximo 2-3 horas. En una reunión más larga se hará difícil, sino imposible, mantener la atención de los consejeros. La reunión debe centrarse en aportar ideas y acordar acciones, no en el reporting.
Eliminar, en la medida de lo posible, las diapositivas y las presentaciones ejecutivas. Esta recomendación aplicaría a cualquier reunión, pero es especialmente necesario aplicarlo en un entorno virtual donde proyectar este tipo de diapositivas facilitaría que los participantes estén en modo de escucha pasiva, revisando su correo, respondiendo mensajes, jugando con el perro, etc…
Evitar el reporting. En este momento no se trata de hablar de lo mal que van las cosas sino de definir cómo vamos a enfocar los puntos críticos. Se trata de generar ideas entre todos, no de informar sobre malas noticias. SPOILER: en el corto plazo la mayoría de las empresas no van a tener buenas noticias.
Limitar los temas a tratar. La agenda no debería contemplar más de dos puntos fundamentales más un tercero sobre gobernanza en caso de que sea necesario. Incluir más puntos dificultaría finalizar la reunión puntualmente.
¿Cómo se puede ayudar? Preparar los documentos de lectura previamente de modo que aporten el máximo de antecedentes a las cuestiones que los consejeros deberán responder. ¿Cuál es el problema? ¿Por qué queremos hablar de esto? ¿Qué se ha hecho ya al respecto? ¿Qué asumimos que va a pasar? y muy especialmente ¿Cuáles son las inquietudes del equipo directivo sobre las que la opinión de los consejeros es de más valor?
Proporcionar un “estado de la compañía” o documento de puesta al día del CEO. Esto impacta positivamente en el ahorro de tiempo en el inicio de la reunión, y así los consejeros pueden pasar rápidamente al espacio de preguntas y respuestas teniendo en cuenta la información recibida.
Una plataforma tecnológica estable y un paquete de documentación bien preparada son fundamentales para tener una reunión de Alto Impacto en un Entorno Virtual pero una gestión (manejo) de la reunión altamente eficiente es imprescindible.
- Gestión (manejo) del Consejo de Alto Impacto, a través de:
- Empiece la reunión estableciendo reglas claras tales como:
- Mantener apagado el micrófono de los participantes cuando no estén hablando. Puede que tenga que recordárselo hasta que se convierta en un hábito.
- Mantener la cámara de todos los participantes activa.
- Pedir a los participantes que envíen un mensaje a través del chat de la plataforma para pedir el turno de palabra.
- Pedir a los participantes que se ubiquen en habitaciones con poco ruido y un entorno neutro. Asegúrese que los niños, perros y ruido externo queden neutralizados.
- Asegúrese que todos conozcan el funcionamiento de la plataforma.
- Pida a los participantes que se conecten con una antelación de 5 minutos sobre la hora de inicio de la reunión (10 minutos para el administrador de esta).
Este tiempo suele dedicarse a conversación general sobre el virus, el trabajo, la familia, etc. Puede resultar algo complejo mantener la atención de todos los participantes durante toda la sesión.
Estas son algunas sugerencias para lograrlo:
- Los consejeros deben centrarse en hacer comentarios y aportaciones sobre elementos lógicos y objetivos lo cual es difícil en un momento como el actual con una carga emocional tan alta.
- Céntrese en hacer preguntas contundentes en lugar de basarse en opiniones contundentes.
Recientemente, en una reunión de Consejo vimos como uno de los consejeros basaba sus recomendaciones en su inflexible opinión de que los mercados financieros mundiales van a congelarse. El problema es que esta opinión no es un hecho cierto, al menos de momento.
Algunas propuestas en modo de pregunta proactiva y asertiva:
- ¿Qué acciones piensan tomar en caso de un cierre de los mercados?
- ¿Sería útil que el consejo colabore con el equipo directivo en la preparación de un plan de contingencia en caso de un cierre de los mercados financieros?
Las preguntas contundentes generan ideas y colaboración, mientras que las opiniones contundentes pueden generar desacuerdo sobre el planteamiento.
- Los consejeros deberían evitar solicitar información adicional al equipo directivo. Esto es de poco valor cuando las cosas van bien, pero cuando la compañía está en crisis, se convierte en una distracción.
- Limitar la participación de los consejeros más dominantes o locuaces. Demasiada conversación o repetición nunca ayuda a mantener la atención, especialmente en reuniones virtuales en las cuáles el tiempo es muy limitado.
Una buena regla es evitar que alguien hable durante más de 4 minutos seguidos.
- Evitar las frases tipo “estoy de acuerdo con (…)” ya que representan una repetición de lo ya dicho, así como una pérdida de tiempo. Es más eficiente preguntar si alguien que tiene una opinión diferente.
- Solicitar una frase de cierre de cada uno de los participantes una vez finalizada la reunión.
- Preparar una encuesta post reunión para recoger ideas de los consejeros y Equipo Directivo sobre el desarrollo de esta. analizar el éxito de la reunión ajustar los procesos para generar mayor valor en el futuro.
Finalmente, tenga en consideración que la mayoría de estas tácticas (excluyendo la preparación tecnológica y la limitada duración de la reunión) también le serán útiles en las reuniones presenciales y ayudarán a que su Consejo apoye al Equipo Directivo a abordar cualquier problema o situación que surja en el futuro.